Avete mai avuto la sensazione di passare più tempo a scorrere i PDF che a leggerli? Trovare informazioni specifiche all'interno di questi documenti spesso lunghi e complessi può essere difficile all'inizio, ma’non è poi così complicato se si seguono i nostri suggerimenti. In questo articolo,’vedremo alcuni modi per velocizzare la vostra efficienza con i PDF, ovvero:
- Come cercare un PDF con gli strumenti integrati.
- Come rendere un PDF ricercabile con l'OCR.
- Suggerimento per la ricerca dei PDF – Leggi fino alla fine!
Come cercare un PDF con gli strumenti integrati
La maggior parte dei software di editing di PDF è dotata di una barra di ricerca PDF a cui si può accedere con la scorciatoia da tastiera Ctrl+F su Windows e Cmd+F su Mac.’Una funzione apparentemente semplice, la barra di ricerca offre una potenza sorprendente in quanto consente di cercare istantaneamente parole e frasi complete o parziali e di evidenziare le corrispondenze trovate nel testo.
Se non avete mai utilizzato un software per PDF prima d'ora, PDF Extra e la sua interfaccia utente intuitiva sono a vostra disposizione. Per cercare nei PDF:
1. Avviare l'applicazione. Avviare l'applicazione.
2. Aprire il file preferito.
3. Fare clic sull'icona della lente di ingrandimento o premere Ctrl+F.
4. Digitare la parola o la frase desiderata. Digitare la parola o la frase che si desidera trovare. Le parole o le frasi trovate saranno evidenziate in giallo.
SUGGERIMENTO: Per le ricerche parziali (cioè parole incomplete), è sufficiente digitare il testo nella barra di ricerca. Se la parola contiene una lettera maiuscola, scrivetela maiuscola e selezionate l'opzione “ Match case” . Se si’cercano parole o frasi specifiche, selezionare l'opzione “ Solo parole intere” .
5Se nella pagina corrente non viene trovata alcuna corrispondenza, fare clic su “ Trova precedente” o “ Trova successivo” per eseguire una ricerca PDF a livello più ampio.
Si noti che l'efficacia del motore di ricerca PDF dipende in larga misura dalla qualità dell'estrazione e dell'indicizzazione del testo del documento. Inoltre,’non funziona sui PDF scansionati, ed è qui che entra in gioco l'OCR – riconoscimento ottico dei caratteri –.
Come creare PDF ricercabili con l'OCR
Probabilmente vi è già capitato’di scaricare un modulo dal web per poi scoprire che’si tratta di un'immagine scansionata e che non può essere ricercata o modificata in alcun modo. In casi come questo, avere a disposizione uno strumento OCR affidabile può essere prezioso. Che cos'è l'OCR e come si fa a cercare in un PDF?
La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri converte il testo scansionato (pixel) in contenuti (caratteri) effettivamente ricercabili. In parole povere, l'OCR per i PDF è come trasformare i geroglifici in inglese – Il programma esegue la scansione dell'immagine del documento, riconosce le singole lettere e le converte in testo ricercabile. Ciò significa che l'applicazione dell'OCR a un documento scansionato consente di utilizzare lo strumento di ricerca PDF incorporato come se si trattasse di un normale PDF testuale.
Molte applicazioni software e strumenti online offrono la funzionalità OCR. Tra questi c'è PDF Extra, dotato di uno dei migliori software di riconoscimento ottico dei caratteri sul mercato, che consente di ottenere una precisione fino al 98% con un solo clic.
Per eseguire l'OCR del documento:
1. Avviare l'applicazione.
2. Dal menu iniziale, accedere allo strumento di ricerca PDF integrato come un normale PDF testuale.
Dal menu iniziale, andare su “ Tools” → “ Recognize Text” .
3. Aprire il documento che si desidera OCR.
4. Scegliere il numero di pagine che si desidera OCR. Scegliere il numero di pagine da OCR e il numero di lingue presenti nel documento (fino a tre) per ottenere i risultati migliori.
5. Fare clic su “ Applicare” per confermare la selezione.
6Premere Ctrl+F per effettuare una ricerca per parola in un PDF.
BONUS: Trovare le cose più velocemente con i segnalibri
Mentre le funzioni di ricerca per parola nei PDF sono essenziali per individuare termini specifici, i segnalibri offrono un approccio complementare alla navigazione nei PDF. Pensate ai segnalibri come a delle note adesive digitali da posizionare all'interno del documento, che vi permettono di saltare a sezioni specifiche con facilità. Ciò è particolarmente utile per i PDF lunghi con sezioni o capitoli ben definiti.
È qui che PDF Extra fa un ulteriore passo avanti. Mentre molti lettori PDF offrono una funzionalità di base per i segnalibri, PDF Extra dispone di un sistema di segnalibri multilivello che consente di creare sottocategorie all'interno dei segnalibri. Di seguito sono riportate alcune indicazioni su come utilizzare entrambi i tipi di segnalibri:
- Segnalibri di livello principale: Considerateli come titoli di capitolo. Create segnalibri per le sezioni principali (Introduzione, Metodologia, Conclusione, ecc.).
- Segnalibri di sottolivello: Per un controllo più preciso, aggiungete segnalibri di sottolivello. Questi possono essere sottosezioni di un capitolo o altro.
Per aggiungere segnalibri all'interno di PDF Extra:
1. Avviare l'applicazione.
Avviare l'applicazione.
2. Dal menu iniziale, andare su “ Strumenti” → “ Modifica testo & Immagini” .
3. Aprire il documento in cui si desidera inserire i segnalibri.
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Fare clic su “ Segnalibri ” e scegliere se crearne uno su un livello corrente o su un sottolivello.
5. Riordinare, rinominare, aggiungere o rimuovere rapidamente tutti i segnalibri necessari.
[email protected] un segnalibro per passare a una sezione specifica del documento.
Una volta creati, è possibile accedere facilmente ai segnalibri dal pannello “ Contents” all'interno di PDF Extra, che può essere utilizzato come comoda alternativa ai tradizionali metodi di ricerca nei PDF. È sufficiente fare clic su un segnalibro per passare alla sezione corrispondente del documento.
Pensieri finali
In sintesi, esistono due metodi di ricerca PDF testuali affidabili per trovare ciò che vi serve:
- Ricerca integrata: trova rapidamente parole o frasi all'interno di singoli file con Ctrl+F.
- Riconoscimento ottico: rende ricercabili i PDF scansionati applicando l'OCR.
Combinate questi metodi con i segnalibri e’avrete la ricetta perfetta per la ricerca di contenuti che vi farà risparmiare molto tempo e frustrazione e migliorerà i vostri livelli di produttività da un giorno all'altro. Buona caccia alle parole e alla prossima volta!