Fin dalla notte dei tempi, le firme ci hanno instancabilmente guidato sulla strada dell'alfabetizzazione e della responsabilità. Partendo da semplici marchi, sigilli e anelli con sigillo, nel corso dei secoli si sono evolute nelle firme autografe, o "firme umide", che oggi conosciamo bene.
Uniche per ogni individuo, fino a poco tempo fa erano lo standard de facto per firmare e convalidare documenti di ogni tipo, di solito contratti di qualche tipo, ma anche richieste per cose come cerimonie nuziali o politiche e procedure aziendali (sapete, quelle che probabilmente non avete mai letto prima di apporre la vostra firma nel campo vuoto).
Ma tutto è cambiato con l'avvento della tecnologia e la trasformazione digitale delle aziende, dove velocità ed efficienza la fanno da padrone. Così sono nate le firme elettroniche e digitali, repliche virtuali delle firme umide in grado di fare tutto ciò che possono, solo più velocemente e meglio. La situazione è peggiorata durante la pandemia COVID-19, quando le persone sono state costrette a condurre gli affari in remoto e quindi è diventato comune firmare i documenti in remoto.
Detto questo, la firma a umido è ancora valida e continua a essere utilizzata, soprattutto in ambito legale. Oggi cercheremo di rispondere ad alcune domande che speriamo vi aiutino a demistificare il ruolo della firma autografa nel XXI secolo:
- Che cos'è la firma autografa?
- Quando utilizzare la firma autografa?
- Quali sono i pro e i contro dell'uso della firma autografa?
- Come aggiungere una firma autografa a un PDF?
- In che modo le firme umide si confrontano con le firme elettroniche e digitali?
Immergiamoci in questa storia!
Che cos'è la firma autografa?
La firma umida è un altro modo di chiamare una firma autografa. È stata chiamata così per il tempo necessario all'inchiostro sul documento firmato per asciugarsi. Una firma umida può essere qualsiasi cosa, dallo scrivere il proprio nome con una penna allo scarabocchiare frettolosamente le proprie iniziali o persino apporre una "X" o un'impronta di pollice inchiostrata - qualsiasi cosa che possa legare la propria identità al documento che si sta firmando. La ragione principale per cui si fa questa distinzione è quella di separare le firme autografe dalle loro sorelle più moderne, le firme elettroniche e digitali.
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Quando usare la firma a umido?
Che ci crediate o no, ci sono ancora ragioni per cui dovreste esercitare la vostra calligrafia anche in questo panorama di produttività in rapida evoluzione. Ecco alcuni dei casi più comuni di utilizzo della firma autografa nell'era post-COVID:
- Documenti legali. Alcuni documenti come testamenti, atti e documenti notarili richiedono ancora la firma autografa. In particolare, i testamenti spesso devono essere firmati con l'inchiostro in presenza fisica perché abbiano effetto.
- Moduli e applicazioni governative. I governi sono noti per il loro ritardo rispetto ai tempi, e per questo motivo, ad esempio, le domande per il passaporto o i moduli per la registrazione degli elettori richiederanno ancora la vostra calligrafia.
- Occasioni formali. Le firme dei diplomi, dei certificati di matrimonio e di altri contratti simili sono ancora per lo più firmati alla vecchia maniera, poiché ciò aggiunge ulteriore peso all'intera cerimonia. Immaginate di dover firmare il vostro matrimonio digitalmente su un tablet: non è esattamente romantico, vero?
Pro e contro della firma autografa
Vantaggi dell'uso della firma autografa
Non è un caso che a distanza di secoli le firme autografe siano ancora riconosciute come legalmente vincolanti in tutte le parti del mondo. I vantaggi sono molti, ma forse i tre motivi principali per cui le aziende di tutto il mondo continuano a firmare con penna e inchiostro sono:
- Storia e tradizione. Poiché esistono da così tanto tempo da essere ormai una parte inseparabile di ciò che ci rende umani, le firme autografe sono ancora riconosciute da quasi tutte le entità legali in circolazione, dalle banche e dagli avvocati alle istituzioni governative.
- Non è richiesta alcuna tecnologia. A differenza delle firme elettroniche e digitali, per le quali è necessaria almeno una certa dimestichezza con il computer, per le firme autografe bastano carta e penna.
- Fattore psicologico. Il semplice atto di firmare fisicamente qualcosa aggiunge ulteriore peso al vostro impegno, anche se dal punto di vista legale non è diverso dall'utilizzo di una firma elettronica.
Ma quali sono gli svantaggi?
Svantaggi dell'uso della firma autografa
Con così tanti vantaggi dell'uso della firma autografa, ci deve essere un motivo per cui la sua controparte digitale ha preso piede negli ultimi anni, giusto? Purtroppo c'è.
Innanzitutto, la firma autografa può essere un grosso inconveniente, in quanto richiede una presenza fisica, il che potrebbe essere un problema se si ha un'agenda fitta di impegni o se si deve attraversare un paese solo per aggiungere le proprie iniziali a un documento. In secondo luogo, i documenti firmati a mano vengono conservati in forma cartacea, il che potrebbe essere potenzialmente catastrofico in caso di incendio, alluvione o altro pericolo. Infine, ma non meno importante, le firme autografe possono essere facilmente falsificate, cosa che non accade con le firme elettroniche e digitali.
Tenete il vostro lavoro lontano da occhi indiscreti: crittografate i vostri PDF per ottenere la massima protezione.
Come inserire una firma umida in un PDF?
Nonostante gli evidenti svantaggi, la firma autografa è ancora molto diffusa e difficilmente scomparirà presto, quindi è bene imparare a usarla in un contesto più moderno, ad esempio quando si lavora con un documento PDF. Sì, avete letto bene: potete firmare un file PDF in modo digitale! Ecco come funziona.
Quando si aggiunge una firma umida a un file digitale, lo si converte essenzialmente in una firma elettronica, che ha lo stesso peso legale senza l'inconveniente di dover firmare i documenti di persona. A seconda del flusso di lavoro preferito, il nostro Acrobat alternative PDF Extra consente di aggiungere in modo rapido e indolore una firma umida al PDF in tre modi diversi.
Diamo una rapida occhiata a ciascuno di essi.
Metodo n. 1: con il mouse
1. Aprite il vostro documento in PDF Extra e fate clic sulla scheda "Riempi e firma".
2. Fare clic sull'icona "Disegno libero" per iniziare a disegnare direttamente nel documento.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla firma per accedere ad altre opzioni, ad esempio per modificarne il colore, aggiungere una nota di chiarimento o cancellarla completamente.
4. Salvare il documento PDF per rendere permanente la firma.
SUGGERIMENTO: per riutilizzare la firma, andare su "Firma rapida" → "Aggiungi firma".
Fare clic su "Applica" per accedere alla firma dal menu a discesa e riutilizzarla tutte le volte che è necessario!
Metodo n. 2: utilizzare la tastiera
1. Aprite il vostro documento in PDF Extra e fate clic sulla scheda "Firma".
2. Andare su "Firma rapida" → "Aggiungi firma".
3. Fare clic su "Tipo" e scegliere il carattere preferito.
4. Digitare le iniziali o il nome completo, quindi fare clic su "Applica" per apporre la firma nel punto desiderato.
SUGGERIMENTO: per riutilizzare la firma, fare clic su "Firma rapida" per accedere al menu a discesa e sceglierla dall'elenco delle opzioni disponibili, proprio come nel caso della firma autografa.
Metodo #3: Utilizzo di un'immagine
1. Aprite il vostro documento in PDF Extra e fate clic sulla scheda "Firma e incolla".
2. Andate su "Firma rapida" → "Aggiungi firma".
3. Fate clic su "Immagine" e caricate un'immagine con la vostra firma autografa. PDF Extra estrarrà la firma e sarà possibile inserirla in qualsiasi punto del PDF.
SUGGERIMENTO: per riutilizzare la firma, fare clic su "Firma rapida" per accedere al menu a discesa, come per le altre opzioni di firma di cui sopra.
Ecco fatto: ora sapete come aggiungere firme umide ai file PDF.
Siete curiosi di saperne di più su ciò che PDF Extra ha da offrire? Consultate le nostre video-guide e iniziate a spuntare la vostra lista di cose da fare in un batter d'occhio!
Firma a umido vs. firma elettronica e digitale
Abbiamo già accennato di sfuggita a questi tipi di firma, definendoli il futuro delle firme umide. Ma perché? Cerchiamo di capire meglio cosa sono le firme elettroniche e digitali e cosa le distingue dal classico approccio manoscritto.
Firme elettroniche
Una firma elettronica, o e-signature, può essere qualsiasi cosa, da un nome digitato, a un'immagine digitale di una firma autografa, o persino a un accordo verbale registrato elettronicamente. La differenza principale tra queste e le firme autografe è che non è richiesta la vostra presenza fisica per realizzarle: potete fare tutte le cose menzionate senza uscire di casa e avere comunque un documento legalmente vincolante pronto per l'uso.
Alcuni usi comuni delle firme elettroniche sono
- Accordi e contratti commerciali. Grazie alle firme elettroniche, varie transazioni commerciali e altre operazioni globali possono essere effettuate molto più rapidamente di prima.
- Transazioni con i consumatori. Dagli acquisti online ai servizi di abbonamento, vi sarà sempre richiesto di dare il vostro consenso in una forma o nell'altra, che sia scrivendo il vostro nome o semplicemente cliccando su un pulsante.
- Documenti legali. Sempre più avvocati e notai accetteranno le firme elettroniche, anche se ciò dipenderà dalla regione in cui si vive e dal tipo di documento da firmare.
Firme digitali
Aspettate un attimo: le firme elettroniche e digitali non sono la stessa cosa? Non proprio, perché le firme digitali sono un sottoinsieme specifico delle firme elettroniche che utilizzano vari metodi di crittografia per una migliore protezione dei PDF. Inoltre, garantiscono l'autenticità di un documento attraverso i cosiddetti certificati digitali. Pensate a questi certificati come a quei sigilli di cera che si vedono tanto usati nei drammi vittoriani: la loro manomissione invalida la firma e quindi l'intero documento.
Grazie alle migliori misure di sicurezza integrate, le firme digitali sono molto apprezzate da tutti, in particolare dagli enti legali e governativi. In genere, vengono utilizzate per i documenti più riservati, come i contratti legali, i documenti governativi e le transazioni finanziarie, ma possono essere utilizzate anche in altri contesti: tutto dipende dal valore delle informazioni contenute nel documento per voi e per i vostri destinatari.
Riflessioni finali
Le firme umide ci accompagnano da molto tempo e, a quanto pare, continueranno a svolgere un ruolo fondamentale in ambito legale e cerimoniale. Per questo motivo, molte aziende hanno adottato un approccio ibrido tra firma autografa e firma elettronica, che può essere molto vantaggioso nei casi in cui un contratto viene firmato digitalmente ma deve anche essere stampato e firmato con l'inchiostro per motivi legali o di conservazione dei documenti. In questo modo, si ottiene il meglio di entrambi i mondi, almeno fino a quando tutti non decideranno di impegnarsi a utilizzare esclusivamente la firma elettronica.
Fino a quel giorno, probabilmente continueremo a utilizzare questo metodo secolare di autenticazione in ambito bancario, legale e governativo, nonché durante gli eventi cerimoniali come modo per esprimere un impegno a un livello più profondo. E poiché non richiedono alcuna alfabetizzazione digitale, continueranno a essere molto popolari nelle regioni meno sviluppate del mondo, finché non saranno in grado di integrare le comodità offerte dalla tecnologia moderna.
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