Gracias a los PDF rellenables, los arduos días de imprimir, rellenar y escanear varios formularios a la vez han quedado atrás. Hoy en día, es fácil encontrar software que puede ayudarle a realizar el trabajo en unos pocos clics sin tener que lidiar nunca más con cartuchos de tóner e impresoras atascadas.
Así que si alguna vez se ha preguntado cómo puede acelerar su proceso de trabajo de rellenar y firmar, ha llegado al lugar adecuado. Desde encuestas y cuestionarios detallados hasta solicitudes y contratos, todo se puede convertir fácilmente en un formulario PDF con PDF Extra. Pero antes de sumergirnos en el meollo de la creación de un formulario PDF editable, veamos las muchas ventajas de hacerlo en primer lugar.
¿Por qué cambiar a formularios PDF rellenables?
Según un estudio realizado por la PDF Association en 2015, cada día se guardan 73 millones de nuevos documentos PDF solo en Google Drive y Mail, así que imagínate cuántos PDF se crean a diario en todo el mundo.
En nuestra opinión, esto ha hecho que los PDF rellenables (y el software PDF en general) sean tan esenciales como las actuales herramientas de productividad en la nube y el software de colaboración en equipo líderes en el mercado. Éstas son sólo algunas de las ventajas que puede esperar una vez que adopte los formularios PDF en su flujo de trabajo.
- Mayor eficacia. Atrás quedaron los días de imprimir formularios, rellenarlos a mano y volver a escanearlos en el PC. Hoy en día, puede hacerlo todo digitalmente en unos minutos, lo que le permite centrarse en tareas que merecen mucho más su atención.
- Menos desorden. Los PDF digitales son mucho más fáciles de almacenar y compartir que sus equivalentes en papel. De este modo, no sólo puedes adjuntarlos fácilmente a los correos electrónicos, sino que también ocupan mucho menos espacio en los archivadores. De hecho, ¡podrías deshacerte por completo de los archivadores!
- Formato coherente. Si opta por crear un formulario PDF editable en lugar de utilizar papel normal, podrá compartir su trabajo con otras personas al instante y asegurarse de que sus formularios se mostrarán correctamente en casi cualquier dispositivo.
- Mayor seguridad. A menos que guardes tus formularios bajo llave, siempre corres el riesgo de que alguien eche un vistazo mientras estás fuera en tu hora de almuerzo. Y aunque esto puede no ser motivo de preocupación en la mayoría de los casos, puede ser absolutamente catastrófico si los formularios contienen información confidencial de los clientes. Por el contrario, los formularios digitales en PDF pueden redactarse, protegerse con contraseña, firmarse digitalmente e incluso cifrarse según las normas del sector.
Bien, ahora que ya sabe por qué debe optar por los formularios PDF, ¿cómo se crean?
Cómo crear un formulario PDF editable con PDF Extra
PDF Extra ofrece tres métodos distintos para crear formularios PDF rellenables. Veamos cada uno de ellos con más detalle.
Editar un formulario PDF existente
Esta es quizás la forma más sencilla de hacer que un PDF sea rellenable. Todo lo que tiene que hacer es encontrar un formulario PDF que cumpla sus requisitos, abrirlo en PDF Extra y empezar a hacerle cambios con cualquiera de las potentes herramientas de edición que tiene a su disposición.
Por ejemplo, puede añadir o eliminar texto, cambiar fuentes, jugar con las opciones de espaciado, etc. hasta que obtenga un formulario PDF rellenable que le satisfaga plenamente. Sin embargo, si su formulario no está en formato PDF, no tema porque PDF Extra tiene algunos trucos adicionales bajo la manga.
Convertir un formulario existente a PDF
Esta es otra forma increíblemente sencilla de crear formularios PDF rellenables. Los usuarios suscritos a nuestro plan PDF Extra Ultimate pueden convertir rápidamente formularios en formato Word en PDF editables y con capacidad de búsqueda completa sin comprometer su formato o calidad. Entonces, ¿cómo hacer formularios PDF rellenables mediante la conversión de archivos?
El proceso es bastante sencillo:
1. 1. Inicie PDF Extra.
2. Haz clic en Más → Crear a partir de documentos de Office.
3. Elija el formulario que desea convertir a PDF.
4. Espere unos segundos mientras PDF Extra convierte su archivo.
5. Su formulario PDF rellenable está listo.
También puede hacerlo desde su navegador web de forma gratuita, ¡pruébelo!
Escanear con el teléfono
La última opción para digitalizar rápidamente tus documentos y crear un PDF rellenable es escanear un formulario en papel utilizando la cámara de tu teléfono. Por suerte, no tendrá que comprar una aplicación aparte para esto, ya que su licencia de Windows de PDF Extra también incluye licencias para Android e iOS.
Sin embargo, tenga en cuenta que en el momento de escribir esto este método no creará un PDF editable en el verdadero sentido, aunque todavía se puede llenar en cierta capacidad (más sobre esto un poco más adelante). Dicho esto, estamos trabajando duro para añadir esa funcionalidad muy pronto, ¡así que permanece atento! Mientras tanto, si estás buscando cómo crear un PDF que se pueda editar específicamente, te sugerimos que edites un formulario existente o conviertas uno a PDF desde otros formatos de archivo.
A continuación vamos a describir rápidamente el proceso de escanear un formulario PDF en Android, pero el proceso es bastante similar en los dispositivos de Apple también. Esto es lo que tienes que hacer
1. 1. Descargar PDF Extra desde Google Play.
2. Pulsa sobre el botón rojo "Escanear" o sobre "Escanear a PDF" en el menú superior.
3. Elige "Documento " en el menú de desplazamiento y haz una foto.
4. Guarda tu archivo con un nombre personalizado una vez que estés satisfecho con la vista previa.
5. Tu formulario en papel se convertirá instantáneamente a PDF.
Cómo preparar formularios PDF con PDF Extra
Ahora que hemos hablado de cómo crear un PDF que se pueda rellenar, el siguiente paso lógico es estudiar las formas de rellenarlos. Al fin y al cabo, no vamos a recopilarlos para la posteridad (a no ser que esto sea lo tuyo, en cuyo caso ¡más poder para ti!). Sin embargo, si quieres hacer algo de trabajo real, hay dos maneras de hacerlo, dependiendo de cómo hayas creado el formulario.
Digamos que quieres rellenar un formulario OF 108, un formulario opcional del gobierno de EE.UU. relativo al uso diario de tu vehículo que también incluye una práctica lista de comprobación de mantenimiento. Para rellenarlo
1. Abre el formulario en PDF Extra.
2. Todos los campos rellenables se resaltarán automáticamente en azul. Haga clic en cualquiera de ellos para empezar a escribir su información.
NOTA: Si se encuentra con un campo protegido, tendrá que introducir primero un certificado digital válido antes de continuar.
3. Lo mismo ocurre con las marcas de verificación: haga un solo clic en cualquiera de las casillas para colocar una marca de verificación o vuelva a hacer clic para eliminarla.
4. Si es necesario, también puede dibujar libremente su firma o utilizar una ya hecha.
¿Y si has escaneado el formulario con tu teléfono? En ese caso, no podrás editar el archivo directamente.
Sin embargo, puedes rellenar tu formulario a través de la pestaña "Rellenar y firmar" de PDF Extra, como se ve arriba, colocando marcas de verificación en el lugar que desees, así como insertando texto personalizado y firmas donde y si es necesario.
Reflexiones finales
Muy bien, esto cubre el tema de cómo crear un PDF que se pueda rellenar.
Como puedes ver, hoy en día crear y editar formularios rellenables no sólo es recomendable, sino casi obligatorio, ya que te ahorrará un montón de tiempo valioso, por no mencionar que es una alternativa mucho más ecológica que gastar tanta tinta y papel. Además, podrás compartir tu trabajo en un instante con tantas personas como quieras con un solo sorbo de café.
Así que, tanto si se trata de editar formularios de encuestas de usuarios como de digitalizar cualquier cosa que tengas guardada en tu archivador, PDF Extra te lo pone fácil.
Además, la compatibilidad multiplataforma le permitirá trabajar prácticamente desde cualquier lugar (en casa, en la oficina o sobre la marcha) con una sola licencia de PDF Extra, al tiempo que convierte su teléfono en un escáner portátil de documentos. Todo esto parece una buena oferta, ¿verdad?
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