Hur man skapar en PDF som kan fyllas i

Tack vare PDF-filer som kan fyllas i är det slut med att skriva ut, fylla i och skanna flera formulär åt gången. Idag är det lätt att hitta programvara som kan hjälpa dig att få jobbet gjort med bara några få klick utan att behöva ta itu med tonerkassetter och skrivare som fastnat.

Så om du någonsin har undrat hur du kan snabba upp din arbetsprocess för att fylla i och signera, har du kommit till rätt ställe. Allt från detaljerade undersökningar och frågeformulär till ansökningar och kontrakt kan enkelt göras om till PDF-formulär med PDF Extra. Men innan vi går in på hur man skapar ett redigerbart PDF-formulär ska vi titta på de många fördelarna med att göra det från första början.

Varför byta till ifyllningsbara PDF-formulär?

Enligt en studie som PDF Association gjorde redan 2015 sparas 73 miljoner nya PDF-dokument varje dag bara i Google Drive och Mail, så man kan bara föreställa sig hur många PDF-filer som skapas varje dag i hela världen idag.

I våra ögon har detta gjort utfyllningsbara PDF-filer (och PDF-programvara i allmänhet) lika viktiga som de nuvarande ledande molnproduktivitetsverktygen och programvarorna för teamsamarbete på marknaden. Här är bara några av de fördelar du kan förvänta dig när du inför PDF-formulär i ditt arbetsflöde.

1. Ökad effektivitet. Det är slut på att skriva ut formulär, fylla i dem för hand och sedan skanna in dem i datorn. Idag kan du göra allt digitalt på några minuter, så att du kan fokusera på uppgifter som är mycket mer förtjänta av din uppmärksamhet.
   
   
2. Mindre rörigt. Digitala PDF-filer är mycket enklare att lagra och dela än pappersversioner. På så sätt kan du inte bara enkelt bifoga dem till e-postmeddelanden, utan de tar också upp mycket mindre utrymme i arkivskåpen. Du kan faktiskt skippa skåpen helt och hållet!
   
   
3. Konsekvent formatering. Genom att välja att skapa ett redigerbart PDF-formulär istället för att förlita dig på vanligt papper kan du omedelbart dela ditt arbete med andra och samtidigt se till att dina formulär visas korrekt på nästan alla enheter där ute.
   
   
4. Bättre säkerhet. Om du inte förvarar dina formulär inlåsta löper du alltid risken att någon tar en titt när du är ute på lunchrast. Och även om detta i de flesta fall kanske inte är något att oroa sig för, kan det vara helt katastrofalt om formulären innehåller konfidentiell kundinformation. Däremot kan digitala PDF-formulär redigeras, lösenordsskyddas, signeras digitalt och till och med krypteras upp till en branschstandard.
   
   

Okej, nu när du vet varför du ska välja PDF-formulär, hur skapar du dem?

Så här skapar du ett redigerbart PDF-formulär med PDF Extra

PDF Extra erbjuder tre olika metoder för att skapa ifyllningsbara PDF-formulär. Låt oss ta en titt på var och en i mer detalj.

Redigera ett befintligt PDF-formulär

Detta är kanske det enklaste sättet att göra en pdf ifyllningsbar. Allt du behöver göra är att hitta ett PDF-formulär som uppfyller dina krav, öppna det i PDF Extra och börja göra ändringar i det med något av det stora utbudet av kraftfulla redigeringsverktyg som står till ditt förfogande.

Du kan t.ex. lägga till eller ta bort text, byta ut teckensnitt, leka med avståndsalternativ osv. tills du har ett ifyllningsbart PDF-formulär som du är helt nöjd med. Men om ditt formulär inte är i PDF-format, frukta inte för PDF Extra har några extra knep i ärmen.

Konvertera ett befintligt formulär till PDF

Detta är ännu ett otroligt enkelt sätt att skapa ifyllningsbara PDF-formulär. Användare som abonnerar på vår PDF Extra Ultimate-plan kan snabbt konvertera formulär i Word-format till redigerbara och fullt sökbara PDF-filer utan att kompromissa med deras formatering eller kvalitet. Så hur skapar man ifyllningsbara PDF-formulär genom filkonvertering?

Processen är ganska enkel:

1. Starta PDF Extra.

2. Klicka på Mer → Skapa från Office-dokument.

3. Välj det formulär som du vill konvertera till PDF.

4. Vänta några sekunder medan PDF Extra konverterar din fil.

5. Ditt ifyllningsbara PDF-formulär är klart!

Alternativt kan du lika gärna göra detta gratis direkt från din webbläsare - prova!

Skanna med din telefon

Det sista alternativet för att snabbt digitalisera ditt befintliga pappersarbete och skapa en ifyllbar PDF är att skanna ett pappersformulär med hjälp av telefonens kamera. Lyckligtvis behöver du inte köpa en separat app för detta eftersom din Windows-licens av PDF Extra också levereras med Android- och iOS-licenser.

Observera dock att den här metoden i skrivande stund inte skapar en redigerbar PDF i egentlig mening, även om du fortfarande kan fylla i den på något sätt (mer om det lite senare). Med detta sagt arbetar vi hårt för att lägga till den funktionen inom kort, så håll utkik! Under tiden, om du funderar på hur du skapar en pdf som kan redigeras specifikt, föreslår vi att du antingen redigerar ett befintligt formulär eller konverterar ett till PDF från andra filformat.

Nedan beskriver vi snabbt processen för att skanna ett PDF-formulär på Android, men processen är ganska likartad på Apple-enheter också. Här är vad du behöver göra:

1. Ladda ner PDF Extra från Google Play.

2. Tryck på den röda knappen "Skanna" eller på "Skanna till PDF" i toppmenyn.

3. Välj "Dokument" i rullningsmenyn och ta en bild.

4. Spara filen med ett eget namn när du är nöjd med förhandsgranskningen.

5. Ditt pappersformulär kommer nu omedelbart att konverteras till PDF!

Hur man förbereder PDF-formulär med PDF Extra

Nu när vi har diskuterat hur man skapar en PDF som kan fyllas i är nästa logiska steg att titta på hur du kan fylla i dem. Vi samlar ju inte in dem för eftervärlden (om det inte råkar vara din grej, i så fall mer kraft till dig!). Men om du vill få lite faktiskt arbete gjort finns det två sätt du kan göra detta på, beroende på hur du skapade ditt formulär.

Låt oss säga att du vill fylla i ett OF 108-formulär - ett frivilligt formulär från den amerikanska regeringen om den dagliga användningen av ditt fordon som också innehåller en praktisk checklista för underhåll. Så här fyller du i det:

1. Öppna formuläret i PDF Extra.

2. Alla ifyllningsbara fält markeras automatiskt med blått. Klicka på något av dem för att börja skriva in din information.

OBS: Om du stöter på ett skyddat fält måste du först ange ett giltigt digitalt certifikat innan du kan fortsätta.

3. Samma sak gäller för bockmarkeringar - klicka på någon av rutorna för att sätta en bockmarkering eller klicka igen för att ta bort den.

4. Om det behövs kan du också rita din signatur fritt eller använda en färdig signatur.

Men vad händer om du skannar formuläret med din telefon? Om så är fallet kommer du inte att kunna redigera filen direkt.

Du kan dock fortfarande fylla i formuläret via fliken "Fyll i & signera" i PDF Extra enligt ovan genom att placera kryssmarkeringar på önskad plats, samt infoga anpassad text och signaturer där och om det behövs.

Avslutande tankar

Okej, så det täcker ämnet för hur man skapar en PDF som kan fyllas i.

Som du kan se är det idag inte bara rekommenderat att skapa och redigera ifyllbara formulär - det är ganska mycket obligatoriskt eftersom det sparar massor av värdefull tid, för att inte tala om att det är ett mycket grönare alternativ till att slösa bort allt bläck och papper. Du kan också dela ditt arbete på ett ögonblick med så många människor som du vill i en enda klunk kaffe.

Så oavsett om det handlar om att redigera befintliga användarundersökningsformulär eller digitalisera vad du för närvarande har i lager i ditt filskåp, har PDF Extra täckt dig.

Samtidigt gör plattformsstödet att du kan arbeta från i stort sett var som helst - ditt hem, kontor eller på språng - med en enda PDF Extra-licens, samtidigt som du effektivt förvandlar din telefon till en bärbar dokumentskanner. Allt detta låter som en ganska bra affär, eller hur?

Testa PDF Extra och öka din produktivitet på alla enheter utan kostnad.