Graças aos PDFs preenchíveis, os dias árduos de impressão, preenchimento e digitalização de vários formulários de uma só vez já se foram há muito tempo. Hoje em dia, é fácil encontrar softwares que podem ajudá-lo a realizar o trabalho com apenas alguns cliques, sem precisar lidar com cartuchos de toner e impressoras atoladas.
Portanto, se você já se perguntou como pode acelerar seu processo de trabalho de preenchimento e assinatura, veio ao lugar certo. De pesquisas e questionários detalhados a aplicativos e contratos, tudo pode ser facilmente transformado em um formulário PDF usando o PDF Extra. Mas, antes de nos aprofundarmos nos detalhes da criação de um formulário PDF editável, vamos analisar as muitas vantagens de fazê-lo.
Por que mudar para formulários PDF preenchíveis?
De acordo com um estudo realizado pela PDF Association em 2015, 73 milhões de novos documentos PDF são salvos todos os dias somente no Google Drive e no Mail, portanto, você pode imaginar quantos PDFs são criados diariamente em todo o mundo atualmente.
Em nossa opinião, isso tornou os PDFs preenchíveis (e o software de PDF em geral) tão essenciais quanto as principais ferramentas de produtividade em nuvem e o software de colaboração em equipe do mercado. Aqui estão apenas alguns dos benefícios que você pode esperar ao adotar formulários PDF em seu fluxo de trabalho.
- Maior eficiência. Já se foi o tempo em que se imprimia formulários, preenchia-os à mão e os digitalizava de volta para o PC. Hoje, você pode fazer tudo isso digitalmente em poucos minutos, permitindo que você se concentre em tarefas que merecem muito mais a sua atenção.
- Menos bagunça. Os PDFs digitais são muito mais fáceis de armazenar e compartilhar do que os documentos em papel. Dessa forma, além de poder anexá-los facilmente a e-mails, eles também ocupam muito menos espaço nos armários de arquivamento. Na verdade, você poderia abandonar completamente os armários!
- Formatação consistente. Ao optar por criar um formulário PDF editável em vez de usar papel comum, você pode compartilhar instantaneamente seu trabalho com outras pessoas e, ao mesmo tempo, garantir que seus formulários sejam exibidos corretamente em praticamente qualquer dispositivo.
- Maior segurança. A menos que você guarde seus formulários a sete chaves, sempre corre o risco de alguém dar uma olhada enquanto você está no intervalo do almoço. E, embora isso possa não ser motivo de preocupação na maioria dos casos, pode ser absolutamente catastrófico se os formulários contiverem informações confidenciais do cliente. Por outro lado, os formulários digitais em PDF podem ser redigidos, protegidos por senha, assinados digitalmente e até mesmo criptografados de acordo com um padrão do setor.
Muito bem, agora que você sabe por que deve optar por formulários PDF, como criá-los?
Como criar um formulário PDF editável com o PDF Extra
O PDF Extra oferece três métodos distintos de criação de formulários PDF preenchíveis. Vamos dar uma olhada em cada um deles com mais detalhes.
Edição de um formulário PDF existente
Essa talvez seja a maneira mais fácil de tornar um PDF preenchível. Basta encontrar um formulário PDF que atenda às suas necessidades, abri-lo no PDF Extra e começar a fazer alterações nele com qualquer uma das várias ferramentas de edição avançadas à sua disposição.
Por exemplo, você pode adicionar ou excluir texto, trocar fontes, brincar com as opções de espaçamento etc. até obter um formulário PDF preenchível que o satisfaça plenamente. Entretanto, se o formulário não estiver em formato PDF, não se preocupe, pois o PDF Extra tem alguns truques extras na manga.
Conversão de um formulário existente para PDF
Essa é outra maneira incrivelmente simples de criar formulários PDF preenchíveis. Os usuários que assinam o nosso plano PDF Extra Ultimate podem converter rapidamente formulários em formato Word em PDFs editáveis e totalmente pesquisáveis, sem comprometer a formatação ou a qualidade. Então, como criar formulários PDF preenchíveis por meio da conversão de arquivos?
O processo é bastante simples:
1. Abra o PDF Extra.
2. Clique em More → Create from Office Documents (Mais → Criar a partir de documentos do Office).
3. Escolha o formulário que você deseja converter em PDF.
4. Aguarde alguns segundos enquanto o PDF Extra converte o arquivo.
5. Seu formulário em PDF preenchível está pronto!
Como alternativa, você pode fazer isso com a mesma facilidade diretamente de seu navegador da Web, gratuitamente - experimente!
Digitalização com seu telefone
A última opção para digitalizar rapidamente a documentação existente e criar um PDF preenchível é digitalizar um formulário em papel usando a câmera do seu telefone. Felizmente, você não precisará comprar um aplicativo separado para isso, pois a licença do PDF Extra para Windows também vem com licenças para Android e iOS.
No entanto, observe que, no momento da redação deste documento, esse método não criará um PDF editável no verdadeiro sentido, embora você ainda possa preenchê-lo de alguma forma (falaremos sobre isso um pouco mais adiante). Dito isso, estamos trabalhando duro para adicionar essa funcionalidade em breve, portanto, fique atento! Enquanto isso, se estiver procurando como criar um PDF que possa ser editado especificamente, sugerimos que edite um formulário existente ou converta-o em PDF a partir de outros formatos de arquivo.
A seguir, descreveremos rapidamente o processo de digitalização de um formulário PDF no Android, mas o processo também é bastante semelhante nos dispositivos Apple. Veja o que você precisa fazer:
1. Faça o download do PDF Extra no Google Play.
2. Toque no botão vermelho "Scan" (Digitalizar) ou em "Scan to PDF" (Digitalizar para PDF ) no menu superior.
3. Escolha "Document" (Documento ) no menu de rolagem e tire uma foto.
4. Salve o arquivo com um nome personalizado quando estiver satisfeito com a visualização.
5. Seu formulário em papel será instantaneamente convertido em PDF!
Como preparar formulários PDF com o PDF Extra
Agora que já discutimos como criar um PDF que pode ser preenchido, a próxima etapa lógica é analisar as formas de preenchimento. Afinal de contas, não estamos coletando formulários para a posteridade (a menos que essa seja a sua praia e, nesse caso, mais poder para você!) No entanto, se você quiser realizar algum trabalho real, há duas maneiras de fazer isso, dependendo de como você criou o formulário.
Digamos que você queira preencher um formulário OF 108 - um formulário opcional do governo dos EUA referente ao uso diário do seu veículo que também inclui uma lista de verificação de manutenção útil. Para preenchê-lo:
1. Abra o formulário em PDF Extra.
2. Todos os campos preenchíveis serão automaticamente destacados em azul. Clique em qualquer um deles para começar a digitar suas informações.
OBSERVAÇÃO: se você se deparar com um campo protegido, será necessário inserir um certificado digital válido antes de continuar.
3) O mesmo se aplica às marcas de verificação - clique uma vez em qualquer um dos quadrados para colocar uma marca de verificação ou clique novamente para removê-la.
4. Se necessário, você também pode desenhar livremente a sua assinatura ou usar uma já criada.
Mas e se você tiver digitalizado o formulário com o telefone? Se esse for o caso, você não poderá editar o arquivo diretamente.
No entanto, ainda é possível preencher o formulário por meio da guia "Fill & Sign" (Preencher e assinar) do PDF Extra, como visto acima, colocando marcas de seleção no local desejado, bem como inserindo texto e assinaturas personalizados onde e se necessário.
Considerações finais
Muito bem, isso cobre o tópico de como criar um PDF que pode ser preenchido.
Como você pode ver, atualmente, a criação e a edição de formulários preenchíveis não são apenas recomendadas, mas praticamente obrigatórias, pois economizam muito tempo valioso, além de ser uma alternativa muito mais ecológica do que o desperdício de tinta e papel. Você também pode compartilhar seu trabalho em um instante com quantas pessoas quiser em um único gole de café.
Portanto, seja para editar formulários de pesquisa de usuários existentes ou digitalizar o que quer que esteja armazenado no seu armário de arquivos, o PDF Extra tem tudo o que você precisa.
Enquanto isso, o suporte a várias plataformas permitirá que você trabalhe em praticamente qualquer lugar - em casa, no escritório ou em trânsito - com uma única licença do PDF Extra, além de transformar seu telefone em um scanner portátil de documentos. Tudo isso parece um ótimo negócio, não é mesmo?
Experimente o PDF Extra e aumente sua produtividade em qualquer dispositivo, sem nenhum custo.