Благодаря заполняемым PDF-файлам давно прошли те тяжелые времена, когда нужно было печатать, заполнять и сканировать несколько форм за раз. В наши дни можно легко найти программное обеспечение, которое поможет вам выполнить работу всего за несколько кликов, не имея больше дела с тонер-картриджами и заклинившими принтерами.
Если вы когда-нибудь задумывались о том, как ускорить процесс заполнения и подписания документов, то вы пришли по адресу. От подробных опросов и анкет до заявлений и договоров - все это можно легко превратить в PDF-форму с помощью PDF Extra. Но прежде чем мы погрузимся в тонкости создания редактируемых PDF-форм, давайте рассмотрим многочисленные преимущества такой работы.
Зачем переходить на заполняемые PDF-формы?
Согласно исследованию, проведенному PDF Association в 2015 году, только в Google Drive и Mail ежедневно сохраняется 73 миллиона новых PDF-документов, так что можно только представить, сколько PDF-файлов создается ежедневно по всему миру.
На наш взгляд, это делает заполняемые PDF-файлы (и программное обеспечение для работы с PDF-файлами в целом) столь же необходимыми, как и ведущие облачные инструменты производительности и программное обеспечение для совместной работы, представленные на рынке. Вот лишь некоторые из преимуществ, которые вы можете ожидать после внедрения PDF-форм в свой рабочий процесс.
- Повышение эффективности. Прошли те времена, когда нужно было распечатывать формы, заполнять их от руки и сканировать обратно в компьютер. Сегодня вы можете сделать все это в цифровом виде за несколько минут, что позволит вам сосредоточиться на задачах, которые гораздо больше заслуживают вашего внимания.
- Меньше беспорядка. Цифровые PDF-файлы гораздо удобнее хранить и передавать, чем их бумажные аналоги. Таким образом, вы не только можете легко прикреплять их к электронным письмам, но и они занимают гораздо меньше места в картотеке. Фактически, вы можете полностью отказаться от шкафов!
- Последовательное форматирование. Создав редактируемую PDF-форму вместо обычной бумаги, вы сможете мгновенно делиться своей работой с другими, гарантируя, что ваши формы будут корректно отображаться практически на любом устройстве.
- Повышенная безопасность. Если вы не храните свои формы под замком, вы всегда рискуете, что кто-то подсмотрит их, пока вы находитесь на обеденном перерыве. И хотя в большинстве случаев это не является поводом для беспокойства, если формы содержат конфиденциальную информацию о клиенте, это может привести к катастрофе. В отличие от этого, цифровые PDF-формы могут быть отредактированы, защищены паролем, подписаны цифровой подписью и даже зашифрованы в соответствии с отраслевыми стандартами.
Хорошо, теперь, когда вы знаете, почему вам следует выбрать PDF-формы, как их создать?
Как создать редактируемую PDF-форму с помощью PDF Extra
PDF Extra предлагает три различных метода создания заполняемых PDF-форм. Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.
Редактирование существующей PDF-формы
Это, пожалуй, самый простой способ сделать pdf-форму заполняемой. Все, что вам нужно сделать, - это найти PDF-форму, которая соответствует вашим требованиям, открыть ее в PDF Extra и начать вносить в нее изменения с помощью широкого спектра мощных инструментов редактирования, имеющихся в вашем распоряжении.
Например, вы можете добавить или удалить текст, поменять местами шрифты, поиграть с интервалами и т. д., пока не получите заполняемую PDF-форму, которая вас полностью устроит. Однако если ваша форма не в формате PDF, не бойтесь, ведь у PDF Extra есть несколько дополнительных приемов в рукаве.
Преобразование существующей формы в PDF
Это еще один невероятно простой способ создания заполняемых PDF-форм. Пользователи, подписанные на наш тарифный план PDF Extra Ultimate, могут быстро конвертировать формы в формате Word в редактируемые и полностью доступные для поиска PDF-файлы без ущерба для их форматирования и качества. Итак, как сделать заполняемые PDF-формы с помощью конвертации файлов?
Процесс довольно прост:
1. Запустите PDF Extra.
2. Нажмите на кнопку Дополнительно → Создать из документов Office.
3. Выберите форму, которую нужно преобразовать в PDF.
4. Подождите несколько секунд, пока PDF Extra преобразует ваш файл.
5. Ваша заполняемая PDF-форма готова!
Кроме того, вы можете сделать это прямо из своего веб-браузера бесплатно - попробуйте!
Сканирование с помощью телефона
Последний способ быстро оцифровать имеющиеся документы и создать заполняемый PDF-файл - это отсканировать бумажную форму с помощью камеры телефона. К счастью, вам не придется покупать отдельное приложение для этого, поскольку лицензия PDF Extra для Windows также поставляется в комплекте с лицензиями для Android и iOS.
Однако учтите, что на момент написания статьи этот метод не позволит создать редактируемый PDF в истинном смысле этого слова, хотя вы все равно сможете заполнить его в некотором роде (об этом чуть позже). Тем не менее, мы упорно работаем над добавлением этой функции в ближайшее время, так что следите за новостями! Пока же, если вы ищете, как создать pdf, который можно редактировать, мы предлагаем либо отредактировать существующую форму, либо конвертировать ее в PDF из другого формата.
Ниже мы быстро опишем процесс сканирования PDF-формы на Android, но и на устройствах Apple процесс довольно схож. Вот что вам нужно сделать:
1. Скачать PDF Extra из Google Play.
2. Нажмите на красную кнопку "Сканировать" или на "Сканировать в PDF" в верхнем меню.
. 
3. Выберите "Документ" в меню прокрутки и сделайте снимок.
4. Сохраните файл с заданным именем, как только вас устроит предварительный просмотр.
5. Теперь ваша бумажная форма будет мгновенно преобразована в PDF!
Как подготовить PDF-формы с помощью PDF Extra
Теперь, когда мы обсудили, как создать PDF-форму, которую можно заполнить, следующим логическим шагом будет рассмотрение способов заполнения. В конце концов, мы не собираем их для потомков (если, конечно, это не ваш конек, в таком случае - больше возможностей для вас!) Однако если вы хотите выполнить какую-то реальную работу, есть два способа сделать это, в зависимости от того, как вы создали свою форму.
Допустим, вы хотите заполнить форму OF 108 - необязательную форму правительства США, касающуюся ежедневного использования вашего автомобиля, которая также включает в себя удобный контрольный список технического обслуживания. Чтобы заполнить ее, выполните следующие действия:
1. Откройте форму в формате PDF Extra.
2. Все поля для заполнения будут автоматически выделены синим цветом. Нажмите на любое из них, чтобы начать вводить информацию.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы встретите защищенное поле, вам придется сначала ввести действительный цифровой сертификат, прежде чем продолжить.
3. То же самое касается флажков - щелкните один раз по любому из квадратов, чтобы поставить флажок, или щелкните еще раз, чтобы снять его.
4. При необходимости вы можете свободно нарисовать свою подпись или использовать готовую.
А что, если вы отсканировали анкету с помощью телефона? В этом случае вы не сможете редактировать файл напрямую.
Однако вы все равно можете заполнить форму на вкладке "Заполнить и подписать" в PDF Extra, как показано выше, поставив галочки в нужных местах, а также вставив пользовательский текст и подписи, где и если это необходимо.
Заключительные мысли
Итак, мы рассмотрели вопрос о том, как сделать PDF-форму, которую можно заполнить.
Как видите, в наши дни создавать и редактировать заполняемые формы не только рекомендуется, но и практически обязательно, поскольку это сэкономит вам массу драгоценного времени, не говоря уже о том, что это гораздо более экологичная альтернатива трате чернил и бумаги. Кроме того, вы можете мгновенно поделиться своими работами с любым количеством людей одним глотком кофе.
Так что, будь то редактирование существующих форм опроса пользователей или оцифровка всего, что вы сейчас храните в своей картотеке, PDF Extra поможет вам.
А кроссплатформенная поддержка позволит вам работать практически из любого места - дома, в офисе или в дороге - с помощью одной лицензии PDF Extra, а также превратит ваш телефон в портативный сканер документов. Все это звучит как довольно выгодное предложение, не так ли?
Попробуйте PDF Extra и повысьте свою производительность на любом устройстве бесплатно.