ペースの速いビジネスの世界では、多用途性が重要であることは言うまでもありません。パソコンで契約書を完成させ、外出先からモバイル機器に転送して素早く署名できることを想像してみてください。幸いなことに、コンピュータでPDFコンテンツを便利に編集し、AndroidやiOSデバイスで署名するための適切なツールが、このPDF Extraにすでに存在しているので、何も想像する必要はありません。
では、どのようにすればクロスプラットフォームを実現し、クライアントを驚かせることができるのでしょうか？
クロスプラットフォームを完璧にする4つのステップ
契約書を編集して署名する際に必要なステップを説明します。
- パソコンで編集する。Windows PCのパワーを活用し、外科医のような正確さでPDFコンテンツを編集しましょう。テキストの更新、注釈の追加、画像の挿入など、デスクトップ上に堅牢な編集ツールがあれば、必要なときに必要な分だけ文書を柔軟に修正できます。PDFの画像や その他の要素をカスタマイズして、ファイルをわかりやすくスタイリッシュにしたり、ローカルの画像を追加、サイズ変更、配置、回転させたり、ウェブから直接画像を挿入したりできます。あなたのプロジェクトに必要なものなら、何でもできます。
- PDFをモバイルデバイスに移す。コンピュータで文書を微調整したら、次のステップはモバイルデバイスに転送することです（Android版とiOS版の両方に対応しています）。PDF Extraエディタ独自のクラウド・ストレージ・ソリューションであるMobiDriveにアップロードすれば、1つのアカウントからどのデバイス上のファイルにもアクセスすることができます。もちろん、このアプリはOneDrive、Google Drive、Box、Dropboxなどの大手企業とも完璧に統合されています。
- 外出先でも、オンラインでもオフラインでもサインできる。モバイル文書管理の際立った特徴の1つは、外出先で契約書に署名できることです。PDF Extraでは、スマートフォンやタブレットを使用するだけで、文書に署名やイニシャルを追加したり、自分の署名を直接描いたりすることができます。これで、オフィスのデスクに縛られることなく、重要な契約書に10倍のスピードで署名することができます。
- 簡単にコラボレーション。大変な作業はすべて終わったので、あとは編集して署名したPDFを同僚やクライアントと共有するだけです。幸いなことに、PDF Extraを使用すれば簡単に共同作業を行うことができます。携帯電話でPDFを開くと、すべての連絡先とアドレス帳をアプリ自体から直接共有することができます。この協調的なアプローチにより、プロセスに関わる全員が常に最新の情報を得ることができます。
おまけ：文書への署名を高速化する7つのヒント
常に書類の内容を把握したいですか？署名ワークフローをさらに加速させ、PDFを安全に保つためのヒントをいくつかご紹介します：
- 安全なモバイルアプリを使用する。契約書署名用に選択したモバイルアプリが安全な署名プロセスを提供していることを確認してください。これは、文書の有効性を確保する上で非常に重要です。
- 明確な署名スタイルを選択する。デジタル署名を作成する際は、明瞭で読みやすいスタイルを選びましょう。明確な署名は、文書にプロフェッショナルな雰囲気を加えます。
- 効率化のためのテンプレート。頻繁に使用する書類のテンプレートを作成することは、書類のワークフローを迅速化する時間節約策です。契約書やフォームのテンプレートがあらかじめデザインされていれば、すべてを一から書く必要がなくなります。
- 契約書に日付を入れる。契約書の有効性や強制力を高めるために、必ずしも日付を入れる必要はありませんが、日付を入れることは良い習慣です。これは、契約書に記載された出来事や義務の時系列を理解する上で極めて重要である。
- 署名した契約書を安全に保管する。契約書にデジタル署名した後は、PDFを保護し、潜在的な法的災難を避けるための措置を講じることが不可欠です。PDF Extraは、署名が追加された後に文書をロックするオプションを提供し、内容が変更されないようにして契約書の完全性を保ちます。
- バックアップと保存。PDF Extraの編集アプリと完全に統合されているMobiDriveなど、安全性の高いクラウドストレージサービスにアップロードすることで、署名済みの契約書を安全に保管することができます。
- アクセシビリティとモビリティ。デジタル文書管理の主な利点の1つはアクセシビリティです。PDF Extraと同様に、頻繁に使用する他のすべてのプラットフォームやアプリは、複数のデバイス間でシームレスなワークフローを提供する必要があります。そうすれば、例えば純粋なWindowsベースやAndroidベースのエコシステムにとどまることなく、何をしていても、どこにいても、契約書を即座に検索、レビュー、共有することができます。
最後に
迅速かつ生産的なビジネス・ミーティングのように、このエントリーは簡潔にまとめた。私たちが提案するPDF編集と署名のヒントをぜひご自身で試してみてください。ワークフローを効率化するだけでなく、ビジネス取引をよりプロフェッショナルで安全なものにすることができます。デジタルツールのパワーを取り入れ、ダイナミックな現代ビジネスのベストプラクティスに遅れずについていけば、成功は必ずついてくるはずです。
それではまた次回！